Polityka prywatności

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

KPH Group sp. z o.o. — wydawca Gazety Morskiej
Adres siedziby: Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk
NIP: 8393250837 · REGON: 529995387 · KRS: 0001134578

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@armaforum.pl · +48 792 193 407

Zakres przetwarzanych danych

W ramach rejestracji na wydarzenie przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Numer PESEL
• Nazwa firmy lub instytucji
• Stanowisko / funkcja

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane przetwarzamy w następujących celach:

• Organizacja udziału w wydarzeniu — rejestracja, komunikacja z uczestnikiem, obsługa zgłoszenia, wysyłka potwierdzeń i materiałów informacyjnych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy — udział w wydarzeniu).
• Kontrola dostępu do obiektu — numer PESEL jest przetwarzany wyłącznie w celu utworzenia listy uczestników przekazywanej gospodarzowi obiektu, w którym odbywa się wydarzenie, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa gospodarza. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa wydarzenia).
• Dochodzenie i obrona roszczeń — ewentualne postępowania reklamacyjne, rozliczenia i obrona przed roszczeniami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
• Wypełnienie obowiązków księgowych i rozliczeniowych — jeśli dotyczy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — przepisy podatkowe i rachunkowe).

Odbiorcy danych

Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Jotform Inc. — dostawca formularzy rejestracyjnych i zgłoszeniowych, działający jako podmiot przetwarzający na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych. Administrator korzysta z oferowanej przez dostawcę opcji rezydencji danych w Unii Europejskiej — dane z formularzy są przechowywane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (szczegóły w § 07).
• Gospodarz obiektu, w którym odbywa się wydarzenie — w zakresie niezbędnym do zapewnienia kontroli dostępu (imię, nazwisko, PESEL, firma/instytucja). Gospodarz staje się niezależnym administratorem przekazanych danych w zakresie obsługi listy wejściowej.
• Dostawcy usług teleinformatycznych administratora (hosting strony internetowej, poczta elektroniczna) — na podstawie umów powierzenia przetwarzania.
• Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa — organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania — w zakresie i trybie określonym obowiązującymi przepisami.

Okres przechowywania danych

• Dane związane z udziałem w wydarzeniu — do czasu zakończenia wydarzenia, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia i dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia zakończenia wydarzenia.
• Numer PESEL — do czasu zakończenia wydarzenia i przekazania listy wejściowej gospodarzowi obiektu; po tym okresie dane są usuwane z systemów administratora, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.
• Dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych — przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu.

Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• Dostęp — prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
• Sprostowanie — prawo do żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
• Usunięcie — prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), jeśli nie są już niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane (art. 17 RODO).
• Ograniczenie — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach (art. 18 RODO).
• Przenoszenie — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przeniesienia ich do innego administratora (art. 20 RODO).
• Sprzeciw — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem kontakt@armaforum.pl.

Niezależnie od powyższego przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Przekazywanie danych poza EOG

Państwa dane osobowe przetwarzane w związku z wydarzeniem są przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Administrator skonfigurował usługę Jotform w modelu rezydencji danych w Unii Europejskiej, w związku z czym dane przekazywane za pośrednictwem formularzy nie są przekazywane poza EOG.

Gdyby w przyszłości przekazanie danych poza EOG okazało się niezbędne, nastąpi ono wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów ochrony przewidzianych w rozdziale V RODO (decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności lub standardowe klauzule umowne), a uczestnicy zostaną o tym poinformowani.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w ARMA Forum 2026. Niepodanie danych w zakresie wymaganym przez formularz rejestracyjny — w szczególności numeru PESEL, który jest wymagany przez gospodarza obiektu dla celów kontroli dostępu — uniemożliwi Państwa udział w wydarzeniu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, który wywoływałby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływał na Państwa sytuację.

Zmiany klauzuli

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszej klauzuli informacyjnej. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod adresem armaforum.pl/rodo. O istotnych zmianach uczestnicy zarejestrowani zostaną poinformowani odrębną wiadomością e-mail.